7 errores que no puedes cometer en la organización de tu evento

Pep Botey Beguiristain

Artículo escrito Pep Botey

PA & Office Manager en InboundCycle y profesor del Máster Digital Traffic Management

Consejos rápidos a tener en cuenta en la organización de eventos para tu empresa

A la hora de organizar un evento hay algunos aspectos clave que no debes dejar de lado para que el resultado de este, sea el deseado. Por otra parte, hay algunos errores que debes tener presente para poder evitarlos. Por ello, en este post vamos a repasar rápidamente 7 consejos básicos que debes tener en cuenta cuando vayas a organizar un evento para que este salga según lo planeado.

¿Cómo organizar un evento?

  1. Mejor empezar con uno pequeño: no quieras correr si estás empezando. Llenar un evento es complejo y requiere un trabajo considerable. De modo que es mejor realizar un evento pequeño con calidad y que además, se vea lleno; a uno grande y vacío. Por otro lado, respecto a los costes serán menores y así también aseguras que puedes crecer más a corto plazo. Te das más margen de crecimiento.
  2. No te confíes, el tiempo juega en tu contra: si una cosa está clara es que con la organización de eventos hay que ser previsor. Hay muchos factores que debes controlar así como adelantarte a posibles imprevistos porque dejar todo para el último momento o a la improvisación, son elementos complicados de gestionar y para nada recomendables. Por tanto, es aconsejable partir de una base de mínimo de medio año previo de organización. 
  3. En busca y captura de sponsorización: seguramente es una de las acciones más complicadas y que requerirá más tiempo y esfuerzo, pero no lo dejes para el final. Te diría que es de las primeras acciones que debes hacer. Prepara unos brochures con la información del evento, qué ofreces a cambio y materializa cuál será el beneficio para los inversores. Y todavía más importante, cumple tus promesas con ellos. Que no se te olvide ningún detalle del acuerdo, pues podría entorpecer la relación comercial.
  4. No saber de qué hablarán los ponentes ¡Evita las sorpresas!: Como organizador del evento debes tener un control máximo sobre el contenido y el enfoque de las ponencias. Es necesario que sepas de qué van a hablar y que lo sepas con tiempo necesario para poder planificar la coherencia del contenido.
  5. Asegúrate de que conoces bien el espacio: no esperes al último momento para ir a visitar el espacio del evento. Si es en una ciudad que no es la tuya debes conocer aspectos tan superfluos como: ¿queda lejos del centro?, ¿sus habitantes en qué se suelen desplazar?, ¿hay buena conexión hasta esa zona?, ¿hay parking?, ¿restaurantes cercanos?, etc. y ya no sólo para las conexiones y el exterior: ¿cómo es el auditorio?, ¿y su sonorización?, ¿tiene buena conexión a Internet?. Las listas serán tus mejores amigas de ahora en adelante y la doble comprobación, tu mejor aliada.
  6. La fecha es clave: seguro que te ha pasado, no tenías ni idea que ese día había un partido de final de la Champions. Sí, ese mismo miércoles en el que celebras tu evento estrella. Si de normal la ratio de caída de un evento ya es del 45-50%, imagínate si es gratuito y te coincide con algo así… todo el esfuerzo no se acaba viendo reflejado. Cuando vayas a fijar la fecha mira todos los calendarios de eventos, comprueba si hay alguno parecido cerca, o si ya ha habido alguno, si es de pago y es a final de mes… Debes ponerte en todos los escenarios posibles. Worst case scenario para solo ir a mejor.
  7. Un evento en el que no hay valor: si bien antes te he mencionado la importancia de los sponsors para que los tengas en cuenta, no debes dejar que ellos dominen tu evento. Si no controlas quién vendrá como ponente o de qué van a hablar puede ser que se convierta en un evento comercial. El contenido y la calidad deben ir por encima de todo.

Si tenemos en cuenta estos 7 pasos sobre cómo organizar un evento, podremos evitar errores que afecten al desarrollo del acto y por efecto, que salga según estaba planeado.